Cách chọn máy photocopy đúng cách cho doanh nghiệp

Máy photocopy là thiết bị sử dụng cho văn phòng công ty, giúp cải thiện đáng kể hoạt động làm việc có lợi của các doanh nghiệp.

Nhân viên sẽ không cần xếp hàng chờ công việc được hoàn thành hoặc lãng phí thời gian thực hiện các tác vụ thủ công có thể được tự động hóa.

Hiểu được cách chọn máy photocopy phù hợp thông qua những câu hỏi sau, giúp nhân viên dành nhiều thời gian hơn để thực hiện công việc ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận công ty.

Cách chọn máy photocopy đúng cách cho doanh nghiệp

Sử dụng máy photocopy làm gì?

– Điều đầu tiên cần làm là bạn nên lập một danh sách liệt kê những công việc văn phòng mong muốn cho máy photocopy thực hiện.

– Ví dụ: Nhiều doanh nghiệp sử dụng máy để sao chép, quét, fax, in ấn, gấp, dập ghim, buộc hay khâu kiểu yên…Với máy photocopy phù hợp, các công việc kia có thể được tự động hóa.

– Bạn nên tách danh sách thành 2 cột: tính năng cần có và tính năng phải có, giúp bạn xác định cấu hình cuối cùng và các khoản đầu tư cho thiết bị.

– Ví dụ: Máy photocopy của bạn phải có chức năng in, còn chức năng khâu kiểu yên có thể cần nhưng không quan trọng.

Khối lượng in hàng tháng của bạn là bao nhiêu?

– Bạn cần xác định công ty mong muốn sử dụng máy photocopy với các bản in là bao nhiêu? Công ty muốn in hàng ngàn tài liệu hay in vài trang mỗi ngày?

– Bạn phải trả lời được những câu hỏi trên để chọn máy photocopy phù hợp để tránh lãng phí hay vượt quá mức công suất máy.

– Máy photocopy cao cấp thường xử lý khối lượng in cao hơn tốt hơn so với các loại cấp thấp hơn. Cần xác định khối lượng in hàng tháng của công ty để chọn máy.

Tốc độ in bạn cần để phục vụ nhu cầu?

– Để phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi doanh nghiệp, bạn cần xác định tốc độ in công ty yêu cầu dựa vào khối lượng in phía trên.

– Bạn có thể xác định tốc độ in dựa trên số trang được thực hiện trên một phút với công suất tối đa. Bạn có thể xem xét những mẫu máy có tốc độ dựa trên tổng khối lượng trang.

– Phần lớn các doanh nghiệp có khối lượng in dưới 1.000 bản/ tháng, có thể chọn máy photocopy sử dụng tốc độ từ 15 đến 20 bản in/ phút.

– Nếu bạn muốn máy có tốc độ nhanh hơn thì có thể chọn máy cao cấp với giá đắt hơn hay mua thêm máy photocopy cùng dạng. Có thể xác định qua câu hỏi sau.

Văn phòng bạn cần bao nhiêu máy photoocopy?

– Để xác định cả công ty bạn cần bao nhiêu máy photocopy thì có thể dựa theo nhiều yếu tố khác nhau sau đây.

  • Nhìn vào tổng khối lượng in mà công ty bắt buộc phải thực hiện hàng tháng.
  • Số lượng nhân viên phải sử dụng máy photocopy thường xuyên cho công việc.
  • Với bố cục của văn phòng, mỗi nhân viên phải đi bao xa để đến máy in gần nhất.

– Nếu có số lượng nhân viên sử dụng máy khá nhiều mà họ phải đi khá xa trong công ty để thực hiện in ấn, sẽ có nhiều thời gian bị lãng phí khi di chuyển và chờ đợi.

– Việc mua thêm máy khác đặt gần với văn phòng sẽ giúp tiết kiệm nhiều thời gian và tăng năng suất làm việc hơn.

Chi phí in hiện tại của bạn là bao nhiêu?

– Để xác định chi phí hiện tại của bạn, hãy liệt kê mọi chi phí liên quan đến việc in mạng hiện tại của bạn như chi phí sửa chữa, bảo hành, nguồn vật tư như mực, giấy in và các linh kiện khác…

– Hãy ước lượng tổng số chi phí bạn cần phải bỏ ra để đầu tư máy photocopy phù hợp, để dự trù tài chính hàng tháng cho công ty.

– Nếu bạn khó có thể tính toán được tổng chi phí mình cần đầu tư hay nó đã vượt qua khả năng tài chính của công ty, hãy sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy để được đảm bảo mọi chi phí, giúp tiết kiệm tiền và thời gian.

Hãy tham khảo dịch vụ sau đây để tìm hiểu rõ về thông tin cho thuê>> http://giavan.com.vn/cho-thue-may-photocopy-tai-tphcm-gia-re/

Tác giả: gvad92

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *